eSocial: Tudo que precisa saber sobre o sistema

Quer saber o que é o eSocial? Tem dúvidas do que significa? Então leia tudo sobre o como funciona o sistema, benefícios. saiba o que é o que é eSocial, o manual eSocial e como entrar.

Desde 2007 o Governo Federal iniciou a implantação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), buscando tornar mais ágil, moderno e transparente as escriturações fiscais e contábeis. E também facilitar a arrecadação dos impostos.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas  (eSocial), nasceu em 2014, esse é o nome dado à parte do sistema citado relacionada com as obrigações trabalhistas e previdenciárias em todo o território nacional. Saiba mais abaixo, o que significa, como funciona, como consultar e tudo sobre o programa.

O que é eSocial

Através do eSocial foi unificada a transmissão de informações às base de dados do Governo Federal estando envolvidos também órgão como o INSS, a Receita Federal e o Ministério do Trabalho (ou seu correspondente em cada um dos setores de competência).

Nele é que se prestam as informações necessárias referentes aos empregos, ou seja, cadastramentos, vínculos, contribuições, pagamentos, etc.

O sistema é gerido em conjunto pelos órgãos governamentais Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguro Social, Ministério do Trabalho e da Previdência Social e Receita Federal do Brasil.

esocial o que é

Benefícios do eSocial

Com eSocial tende-se a reduzir os problemas com pilhas e mais pilhas de documentos, porém haverá um maior rigor na atualização das informações, sendo necessário manter-se conectado constantemente a qualquer mudança, pois podem ser rapidamente exigidas.

É óbvio que isso não é uma problema para as empresas que têm departamentos pessoais e de contabilidade corretamente estruturados e devidamente atualizados, ou que contam com assessorias competentes neste sentido.

Porém em caso negativo poderão se iniciar uma série de problemas nestas áreas que são sempre tão sensíveis.

Além disso, é usado como argumento positivo que o arquivamento (e também a disponibilidade) das informações se darão de forma muito mais prática e segura, se encontrando em modo não físico, portanto mais moderno, sem que para tanto haja qualquer despesa extra para o empresário.

Implantação

Para que ocorra a implantação dos sistemas nas empresas, o eSocial divide as empresas em três grupos distintos: as grandes empresas, as empresas de pequeno e médio porte e os órgãos públicos.

A diferenciação entre as chamadas grandes empresas e as demais (de pequeno e médio porte) situa-se justamente no faturamento. No tocante aos órgãos públicos não há distinção quanto ao tamanho.

  • A partir de 1º de Janeiro de 2018 – houve a implantação obrigatória para as empresas que em 31 de dezembro de 2016 declararam faturamento superior a R$ 78 milhões de reais;
  • A partir de 1º de julho de 2018 – houve a obrigatoriedade para todas as demais empresas.

Substituição no meio de informação

As empresas precisão de algumas adaptações ao eSocial, pois precisarão em um primeiro momento determinar em sua estrutura quem é que será responsável por ele, ou seja, qual departamento terá responsabilidades sobre isso.

Há, como já foi dito, profunda ligação entre duas áreas muito sensíveis em uma empresa que são os departamento pessoal e o departamento contábil.

As informações prestadas no sistema eSocial são divididas por ocorrências que recebem o nome de eventos, ou seja, há, por exemplo, o “evento de admissão do trabalhador” e com isso as informações a respeito desse evento.

Será essencial que o profissional que ficar responsável pela “alimentação” do sistema tem que ser completamente afeito a tecnologia e os benefícios que ela apresenta, pois, caso não esteja disposto a encarar o novo, terá e trará problemas sérios, para si e para a empresa.

Esse funcionário deverá ser muito bem treinado e qualificado para essa função, para que possa entender como funciona o sistema e a empresa, e como o sistema se adaptará a empresa.

Com o eSocial haverá a transmissão unificada das informações, reunindo em um só local o que anteriormente era feito através de diversos meios.

O eSocial passou a ser  a obrigação principal, que veio em substituição às demais obrigações, ou seja, às antigas  GFIP, CAGED, RAIS, Livro de Registro de Empregados,  CAT, CD, CTPS, PPP, DIRF, DCTF, Quadro de Horário de Trabalho, MANAD, GRF (FGTS), GPS.

Toda essa gama de formulários não mais será necessária, dando lugar a uma solução que promete a agilidade e desburocratização.

Os documentos serão enviados no formato XML para serem consultados pelos órgãos envolvidos se necessário, sem necessidade de papeladas.

Uma outra vantagem a respeito, é que é o fim dos arquivos físicos com caixas e mais caixas de guias arquivadas.

Penalidades a quem não aderir

Embora não haja a estipulação de uma penalidade específica para as empresas que não aderirem ao sistema, como a imposição de multa, por exemplo, a própria impossibilidade de resolver questões junto ao Governo Federal por si só já se mostra de um modo punitivo.

Não havendo a adesão será praticamente impossível efetuar a quitação de obrigações comuns das empresas, que não poderão mais ser feitas da forma como eram sem o sistema, o que obrigará indiretamente à adesão.

Redução da Burocracia

Com a menor utilização de formulários diversos para a transmissão de informações por vezes praticamente idênticas a intenção é facilitar o trabalho das empresas e do Governo, fazendo que com isso seja reduzida a burocracia.

Aumento da Arrecadação

Com a forma unificada de transmissão e uma base de dados mais completa e clara há, sem dúvida a intenção de aumentar a arrecadação de impostos, justificados pela redução da sonegação.

Vantagens para as empresas

As empresas devido à tecnologia empregada no sistema terão muito menos dispêndio de tempo com obrigações puramente burocráticas e que acabavam por consumir recursos humanos desnecessariamente.

Com a implantação do eSocial haverá disponibilidade imediata de atualizações, o que se tornará uma grande vantagem às empresas que cumprem com suas obrigações legais pois, para aqueles com quem estiver contratando terem acesso com muito mais facilidade a estas informações.

Confira o novo manual do eSocial

Vantagens para o trabalhador

O eSocial é considerado como um benefício tanto as empresas devido a facilitação do envio das informações de maneira centralizada, como para os trabalhadores que verão assegurados a percepção de seus direitos, que muitas vezes acabam por ser negados por erros de cálculos ou mesmo na prestação de informações pelas empresas.

Sem dúvidas há muitos benefícios no eSocial, tanto para a empresa quanto para o trabalhador, basta apenas algumas empresas se atualizarem.

Como funciona o sistema?

Na prática, as empresas tem que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do sistema há , o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, são enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

eSocial entraresocial entrar

Para entrar no eSocial o responsável pela empresa ou por acessar o sistema deve utilizar o Certificado Digital, mas caso a  empresa seja  optante pelo Simples com até 1 empregado registrado ou que a empresa seja MEI (Microempreendedor Individual), pode acessar o sistema com CNPJ, código de acesso e senha.

Para isso pode acessar um ambiente de teste na página de Produção Restrita este local de teste foi criado para  viabilizar a realização de testes pelas empresas, sem qualquer efeito jurídico. Trata-se de um ambiente limitado, com número máximo de trabalhadores por empresa, destinado exclusivamente a testes funcionais. Portanto, não é um ambiente para a realização de testes de carga ou testes de performance.

Toda evolução do eSocial será implantada primeiramente no ambiente de Produção Restrita, onde ficará disponível para os testes das empresas por um determinado tempo a ser definido de acordo com a característica/tamanho da mudança. Em seguida, será implantada no ambiente de produção efetiva.

Com isso, as empresas poderão utilizar o ambiente de produção efetiva já com suas aplicações amadurecidas e estabilizadas diante dos testes realizados na Produção Restrita.

Como entrar com certificado digital?

Para isso basta clicar na imagem que aparece a informação “Certificado digital”, assim será logado para o programa. Caso seja SIMPLES ou MEI, basta digitar seu CPF ou CNPJ, o código e a senha.

Se for se primeiro acesso clique em “primeiro acesso?”. Informe se é CPF ou CNPJ, a data de nascimento e os caracteres que aparecerão na imagem e depois clique em “Avançar”.

Se precisar do código de acesso ou da senha perdida, clique em “esqueceu o código de acesso ou a senha?”, ai será direcionado a uma pagina onde deverá informar CPF/CNPJ, sua senha e os caracteres que aparecerão e assim terá seu código de acesso.

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